Initiatiefnemer

Initiatiefnemer en omgeving in gesprek

Stel, u wilt een project ontwikkelen, bijvoorbeeld een bouwplan of een nieuwe functie voor uw pand. Dit project past niet binnen de regels van het bestemmingsplan of omgevingsplan. U kunt dan een principeverzoek indienen bij de gemeente om de wenselijkheid van uw project te laten toetsen. Medewerking is vaak mogelijk, als de plannen goed onderbouwd zijn én u maatregelen neemt om de omgeving zo goed mogelijk te beschermen tegen mogelijke overlast. Een verplicht onderdeel van de onderbouwing voor uw project is daarom de omgevingsdialoog: een zorgvuldig overleg tussen initiatiefnemer en omgeving over het project.

In deze uitleg leest u meer over de omgevingsdialoog, welke stappen daarbij horen en wat het doel is. Ook informeren wij u over de rol van de gemeente en uw rol als initiatiefnemer.

Wat is een omgevingsdialoog?

Een omgevingsdialoog is een gesprek tussen u als initiatiefnemer en de omgeving (buren, bedrijven, belangenorganisaties) op het moment dat uw plan, project of idee ontstaat. De gemeente heeft dan nog geen besluit genomen over de plannen. Dit heeft als voordeel dat u al bij de start van de ontwikkeling weet wat de omgeving van de plannen vindt. U kunt daar dan rekening mee houden, bijvoorbeeld door vragen te beantwoorden, onduidelijkheden te verhelderen of door de plannen aan te passen.

Doel van omgevingsdialoog

Een goede omgevingsdialoog is meer dan een informatieavond. U moet luisteren naar de omgeving en laten zien wat u met de opmerkingen van de omgeving heeft gedaan.

U hoeft er niet voor te zorgen dat iedereen het met uw plannen eens is en hoeft ook niet alle wensen van de omgeving mee te nemen in de plannen. Wel moet u uitleggen waarom u bepaalde wensen wel of niet meeneemt in het project. Het gemeentebestuur is en blijft verantwoordelijk voor het afwegen van de verschillende belangen en neemt uiteindelijk een besluit.

Rol van gemeente bij omgevingsdialoog

De gemeente weegt alle belangen en argumenten en bepaalt dan of een project mag starten. U bent aan zet voor de omgevingsdialoog, de gemeente is geen deelnemer. Wel kan de gemeente u advies geven over hoe de omgevingsdialoog het beste kan plaatsvinden en controleren of u de omgevingsdialoog op een goede manier heeft gevoerd.

Bij kleine projecten is de gemeente niet aanwezig bij de omgevingsdialoog. Bij grotere projecten, of bij moeilijke projecten waar veel belangen spelen, is een adviseur van de gemeente meestal wel aanwezig bij de omgevingsdialoog. De adviseur van de gemeente krijgt zo een goed beeld van de meningen en reacties vanuit de omgeving.

Stappen van omgevingsdialoog

1. Bepaal de omgeving

Het begrip ‘omgeving’ betekent: iedereen op wie het project effect kan hebben. Effecten zijn bijvoorbeeld geur, geluid, uitzicht, verkeersbewegingen, parkeren, veiligheid enzovoort. Soms is het lastig om te bepalen wie iets gaat merken van de effecten van het project. De gemeente kan u dan helpen om te bepalen wie aan de omgevingsdialoog moet deelnemen.

2. Nodig de omgeving uit

U bent verantwoordelijk voor de organisatie van de omgevingsdialoog. U moet de omgeving op tijd informeren over het project. Dit betekent:

• De omgevingsdialoog vindt plaats bij de start van de plannen. Het is zeker niet de bedoeling om dit pas te doen vlak voor de besluitvorming.
• Er zit bij voorkeur minimaal twee weken tijd tussen de uitnodiging voor de omgevingsdialoog en de dialoog zelf. 
• U houdt zoveel mogelijk rekening met de situatie van de deelnemers. Overweeg bijvoorbeeld om een locatie dichtbij te kiezen en een tijdstip in de avond, zodat werkenden en jonge ouders ook kunnen deelnemen.

Bij grote initiatieven is het soms beter om de dialoog in meerdere stappen te voeren. Begin bijvoorbeeld met een bespreking van de eerste schetsen en organiseer een tweede bijeenkomst als de plannen verder zijn uitgewerkt. En, mogelijk een derde bijeenkomst waarin u aangeeft wat u met alle opmerkingen van de omgeving heeft gedaan.

Bij grotere projecten kan een onafhankelijke gespreksleider helpen om de dialoog goed te voeren. Het is ook aan te raden om dorps- of wijkraden uit te nodigen voor de omgevingsdialoog. De gemeente kan als toehoorder aanwezig zijn bij de omgevingsdialoog, maar u blijft verantwoordelijk voor een goed verloop.

3. Vorm van de dialoog

Digitaal of op locatie?

Deze keuze hing de afgelopen jaren vooral samen met de coronabeperkingen. Om een goed gesprek te kunnen voeren, is een bijeenkomst op locatie de beste manier. Toch hebben digitale bijeenkomsten zeker voordelen.

Voordelen digitaal: mensen die digitaal vaardig zijn, kunnen zo gemakkelijk vanuit huis deelnemen. De opkomst is hierdoor mogelijk groter. Er gelden meestal spelregels om te reageren in de digitale bijeenkomst zodat de bijeenkomst goed verloopt.

Voordelen op locatie: vooral geschikt voor mensen die minder digitaal vaardig zijn. Ook is er bij een bijeenkomst op locatie eerder gelegenheid om in gesprek te gaan en de sfeer te proeven.

Groepsgesprek of één-op-één?

Voordelen groepsgesprek: deelnemers komen elkaars standpunten te weten en kunnen daarop reageren.

Voordelen één-op-één: er is meer persoonlijke aandacht en iedere deelnemer kan uitgebreid zijn of haar mening geven.

Belangrijke aandachtspunten zijn, in alle gevallen:

• Iedereen moet de kans krijgen zijn of haar mening te geven. Houd bij een digitale dialoog rekening met digitaal minder vaardige of minder mondige deelnemers.
• Er moet een veilige omgeving zijn, zodat deelnemers willen en kunnen reageren op de plannen.
• De groep deelnemers moet niet te groot zijn om een goed gesprek te kunnen voeren. Is de groep wel groot? Organiseer dan meerdere bijeenkomsten of zet een onafhankelijke gespreksleider in.

4. Inhoud van de omgevingsdialoog

Een omgevingsdialoog bestaat uit de volgende onderdelen:

• U geeft uitleg over het project met bijzondere aandacht voor:
  • ruimtelijke effecten (bijvoorbeeld bouwhoogtes, uiterlijke kenmerken, verkeersontsluiting, parkeerplaatsen, groen, milieueffecten zoals geur, geluid of externe veiligheid);
  • maatschappelijke effecten (bijvoorbeeld openbare orde en veiligheid, voorzieningen, doelgroepen bij woningbouw enzovoort).
• Gelegenheid voor de deelnemers om hun mening te geven, vragen te stellen en zorgen te uiten.
• U gaat in op de meningen of vragen en spreekt af hoe en wanneer u hierop reageert.
• Gelegenheid voor de deelnemers om daarop te reageren.

5. Een verslag van de omgevingsdialoog

U bent verantwoordelijk voor het maken van het verslag van de omgevingsdialoog (bijeenkomsten), met daarin:

• de wijze waarop deze heeft plaatsgevonden;
• wie u heeft uitgenodigd en wie heeft deelgenomen;
• datum, tijdstip en locatie van de omgevingsdialoog;
• een samenvatting van wat is besproken (vragen, meningen, discussie);
• een overzicht van de gemaakte afspraken;
• een conclusie wat u van plan bent te doen met de uitkomsten van de omgevingsdialoog en een onderbouwing hiervan.

Dit verslag deelt u met de deelnemers van de omgevingsdialoog, zodat zij kunnen controleren of hun inbreng op goede wijze is verwoord. Het is mogelijk dat u het verslag laat ondertekenen voor gezien, maar dit is niet verplicht. U levert daarnaast een geanonimiseerd verslag aan. Dat wil zeggen dat persoonsgegevens zoals namen van deelnemers, niet zichtbaar mogen zijn in het verslag. Het verslag gaat dan naar de gemeente. Bij de toelichting van het project geeft u aan wat de belangrijkste conclusies waren uit de omgevingsdialoog en wat u daarmee heeft gedaan.

Tot slot

De gemeente beoordeelt of u een zorgvuldige omgevingsdialoog heeft gevoerd. Daarbij is deze uitleg een hulpmiddel. In de verdere procedure, als de gemeente een formeel besluit heeft genomen, hebben belanghebbenden uiteraard nog altijd de mogelijkheid om zienswijzen of bezwaren in te dienen.