Praktische informatie evenement organiseren

Afval dat bezoekers van een evenement achterlaten, moet je als organisator van het evenement opruimen. Het opruimen van afval geldt voor het evenemententerrein én voor de aangrenzende straten en pleinen. Let hierbij op het scheiden van afval.

De dag na het evenement moet vóór 09.00 uur alles opgeruimd en schoon zijn. Gebeurt dit niet, dan zorgt de gemeente voor de schoonmaak. De kosten worden verhaald op de organisatie.

Schouwburgplein en Henseniusplein

Bij een evenement op deze pleinen moet alles op maandag, donderdag, vrijdag en zaterdag om 07.00 uur schoon en opgeruimd zijn in vanwege de weekmarkt en minimarkt. Uitzonderingen hierop zijn de carnavalsweek, kermisweek en Venray on Ice.

Wanneer maakt de gemeente schoon

Met de Venrayse kermis en carnaval (op de zaterdag na) ruimt de gemeente het afval op.

Als evenementenorganisator bent je verantwoordelijk voor het veilig en verantwoord schenken van alcohol tijdens het evenement. Voor het verstrekken van zwak alcoholische dranken is een ontheffing nodig.

De verantwoordelijke van degenen die alcohol schenken, moet minimaal 21 jaar zijn en geen strafblad hebben.

Er wordt géén alcoholhoudende drank verkocht of geschonken:

• aan personen onder de 18 jaar, of als de drank bestemd is voor iemand anders onder de 18 jaar
• aan iemand van wie duidelijk is dat hij onder invloed van alcohol of van een verdovend middel is

De stichting Vincent van Gogh(externe link) geeft advies over welke (preventieve) maatregelen je kunt nemen voor het gebruik van alcohol en drugs tijdens evenementen. Bij sommige evenementen is het zelfs verplicht om contact te hebben met de stichting. Tijdens het vergunningentraject ontvang je een contactpersoon. 

Het is niet toegestaan om ballonnen op te laten tijdens een evenement. Dit is schadelijk voor het milieu.

Het evenement moet voldoen aan de eisen van brandveiligheid. Deze staan vastgelegd in het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen(externe link) (Besluit BGBOP). Denk aan maatregelen om (verdere uitbreiding van) brand te voorkomen, vluchtroutes en blusvoorzieningen. In dit filmpje(externe link) wordt het Besluit BGBOP toegelicht.

Meer informatie over brandveiligheid in gebouwen is te vinden op de pagina Gebruiksmelding brandveiligheid.

Drugs zijn verboden. Als organisator ben je verantwoordelijk voor een veilig verloop van het evenement en dus ook voor de naleving van de Opiumwet. Het toezicht op het evenemententerrein ligt bij jou als organisator. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een uitgebreide toegangscontrole. Verder heb je een signalerende functie als bezoekers onwel worden, dreigen te worden of als er andere gezondheidsincidenten plaatsvinden.

Zorg dat je duidelijk bent over drugs, bijvoorbeeld via huisregels:

• Het is niet toegestaan drugs mee het terrein op te nemen of in bezit te hebben.
• Als er drugs worden gevonden bij de toegang of op het terrein, worden de drugs in beslag genomen en wordt de persoon van het terrein verwijderd.
• Als het nodig is, wordt de politie ingeschakeld.
• Bezoekers onder invloed van drugs worden niet toegelaten tot het terrein.

Verder kun je de bezoekers van je evenement informeren over de risico’s van drugsgebruik en hen stimuleren om bewuste keuzes te maken.

Verwacht je tijdens het evenement veel drugsgebruik? Dan tref je als organisator extra maatregelen om risico’s en gezondheidsschade te beperken. Denk bijvoorbeeld aan gratis water of een drugstestfaciliteit waar ook voorlichting wordt gegeven.

Voor evenementen geldt de landelijke richtlijn van 1 hulpverlener bij 1000 bezoekers. Gelden er verlichtende of verzwarende factoren? Dan wordt hiervan afgeweken en geeft de GHOR(externe link) een specifiek advies voor je evenement.

Als er EHBO nodig is, dan moet er een EHBO-post zijn. Hier vindt hulpverlening plaats door een gecertificeerde EHBO-er. De EHBO-post moet duidelijk herkenbaar zijn en goed bereikbaar zijn voor publiek en ambulance. Denk ook aan een goede inrichting van de EHBO-post, zoals elektriciteit, temperatuurregeling, stromend water, toilet en een EHBO-koffer volgens de norm van het Oranje Kruis, inclusief AED.

De eindtijden van evenementen zijn vastgelegd in de regeling “Geluid bij horeca, horecagerelateerde festiviteiten en evenementen”(externe link).

Omwonenden kunnen (over)last hebben van het geluid bij evenementen. Daarom zijn er regels voor evenementen met veel geluid vastgelegd in de regeling Geluid(externe link).
In deze regeling vind je de maximale geluidsbelasting, de hoogte van bastonen en het maximum aantal geluidsbelastende dagen.

De gemeente kan (op verzoek) de geluidsapparatuur voorafgaand aan het evenement verzegelen. Zo weet je dat het geluid niet te hard staat en voorkom je een boete. Ook kun je zelf een geluidsbegrenzer aanschaffen, zodat het geluid nooit harder is dan de toegestane norm.

Meer informatie over het tegengaan van gehoorschade vind je op Hoorstichting(externe link).

Bij een vergunningaanvraag adviseert de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR)(externe link) de gemeente over de te nemen maatregelen op het gebied van gezondheid en hygiëne. Als organisator ben je verantwoordelijk voor die maatregelen.

Kleurenpoeders kunnen gezondheidseffecten veroorzaken, zoals irritatie aan de huid, ogen en luchtwegen. Ook kan er ontbrandings-/explosiegevaar ontstaan bij gebruik van kleurpoeders. Daarom zijn kleurpoeders verboden.

Het gebruik van kunststof glazen of bekers buiten is verplicht als:

• er sprake is van staand publiek (ook als dit een deel van de dag is)
• de ondernemer er niet op toe kan zien dat het glaswerk binnen zijn bedrijf blijft
• een (extra) buitenbuffet of mobiele bar in gebruik genomen is
• het bedrijf niet hoofdzakelijk eten verstrekt (restaurant)

De gemeente kan ontheffing verlenen van de plicht tot het gebruik van kunststof.

We kijken naar een aantal punten om te bepalen of een evenement op een locatie mag plaatsvinden:

Grootte en ligging

De plek moet passen bij het soort evenement. Rustige evenementen passen beter op rustige plekken, zoals parken. Drukkere evenementen kunnen beter in het centrum plaatsvinden. Ook het aantal bezoekers speelt een rol.

Bereikbaarheid

De locatie moet goed bereikbaar zijn met de auto, fiets en het openbaar vervoer. Er moeten genoeg parkeerplaatsen en fietsenstallingen zijn. Ook kijken we naar:

• Hoe ver is het lopen vanaf de parkeerplaats?
• Kunnen goederen makkelijk worden gebracht en opgehaald?
• Kunnen hulpdiensten er goed bij?
• Zijn er goede vluchtwegen?

Ruimte en inrichting

De plek moet groot genoeg zijn voor het evenement. Soms ligt er bijvoorbeeld een parkeergarage of de installatie van een waterfontein onder de grond, waardoor zware podia of attracties niet kunnen. Ook vaste dingen zoals bomen of bankjes zijn belangrijk om rekening mee te houden.

Aantal evenementen en duur van het evenement

Als er elk weekend een evenement is op dezelfde plek, kan dat vervelend zijn voor bewoners en ondernemers. Daarom verdelen we evenementen over verschillende locaties. Ook letten we op hoe lang een evenement duurt. Er zijn regels voor geluid: op sommige plekken mag maar een bepaald aantal dagen per jaar veel geluid zijn. Lees wat die regels zijn in de Regeling Geluid(externe link).

We willen een goede balans tussen gezelligheid en leefbaarheid. Mensen willen graag leuke dingen doen in de stad, maar ook rustig kunnen wonen en werken. Daarom is het belangrijk dat iedereen zich aan de regels houdt, zoals:

• geluidsnormen
• afval opruimen
• op tijd beginnen en eindigen
• netjes opbouwen en afbreken

Natuur, milieu en gezondheid

We kijken naar de gevolgen voor de natuur, het milieu en de gezondheid. Een motorcross in een natuurgebied is bijvoorbeeld niet geschikt.

Speciale locaties en geluid

Buiten de speciale locaties uit de geluidsregeling(externe link), mogen er op andere plekken maximaal 4 evenementen per jaar zijn. Daarbij mag het geluid niet hoger zijn dan 80 dB(A) en 93 dB(C), gemeten bij de dichtstbijzijnde woning.

Je mag een evenement maximaal 2 dagen van tevoren opbouwen. Dit mag:

• doordeweeks tussen 07.00 en 20.00 uur
• in het weekend tussen 08.00 en 20.00 uur

Het evenement moet uiterlijk de dag erna weer afgebroken zijn. Afbreken mag tussen 07.00 en 20.00 uur.

Voor grote evenementen zoals de kermis of carnaval gelden andere regels.

Op het Henseniusplein en het Schouwburgplein moet op maandag en zaterdag alles om 07.00 uur al opgeruimd zijn. Vanwege de weekmarkt of minimarkt. Houd ook rekening met koopzondagen in het centrum van Venray.

Kijk voor meer informatie op de pagina met openingstijden van winkels en weekmarkt.

Als organisator ben je verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid op het evenemententerrein. Het is belangrijk dat evenementen veilig en ordelijk verlopen en dat overlast voor omwonenden wordt voorkomen en beperkt. Daarom stelt de gemeente voorschriften en regels op die de openbare orde en veiligheid waarborgen en de risico’s op onveilige situaties zoveel mogelijk beperken. Dit gebeurt vrijwel altijd in overleg met politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). Als organisator moet je je aan deze voorschriften houden.

Er moeten voldoende fietsenstallingen en parkeerplaatsen zijn voor bezoekers die met fiets of auto komen. Bij een groot evenement wordt advies gevraagd van de verkeerskundige over het aantal fietsenstallingen en parkeerplaatsen.

Wat te doen als je evenement plaatsvindt op dezelfde locatie als waar de vaste standplaatshouders staan?

• Neem zo snel mogelijk contact op met de standplaatshouder(s) en kijk of ze onderdeel uit kunnen maken van het evenement.
  • Is dit mogelijk, dan teken de standplaats(en) in op de evenemententekening.
  • Is dit niet mogelijk, of heb je hier vragen over, neem dan contact op met de gemeente.

Zorg dat het evenement toegankelijk is voor mensen met een beperking. Het Gehandicaptenplatform Venray(externe link) informeert en adviseert je graag. Maak hier gebruik van, zodat iedereen van je evenement kan genieten.

De gemeente controleert of de organisator van een evenement zich houdt aan de spelregels en de voorschriften uit de vergunning (zoals afval opruimen, tijden opbouwen en afbreken, eindtijden evenement). We willen voorkomen dat er onveilige situaties of overlast voor omwonenden ontstaan. Volg daarom altijd de adviezen en aanwijzingen van gemeentelijke toezichthouders, opsporingsambtenaren (BOA’s) en hulpdiensten (zoals politie, brandweer en ambulance) op.

Hoe de gemeente het toezicht houdt op en de handhaving van de geluidsnormen uitvoert, is opgenomen in de regeling Geluid(externe link).

Instrueer de portiers en beveiligers van het evenement goed:

• Bij een vermoeden van een vals identiteitsbewijs schakelt de portier of beveiliger direct de politie of een gemeentelijke boa in.
• De portier of beveiliger vraagt de jongere te blijven staan en houdt het gebruikte identiteitsbewijs bij zich totdat de politie of boa aanwezig is.
• Blijft de jongere niet vrijwillig staan? Dan gaat de portier of beveiliger over tot aanhouding op heterdaad. Wijs de jongere hier ook op.

Er moet ook aandacht zijn voor alcoholgebruik door jongeren onder de 18 jaar, openbare dronkenschap, het opgeven van een valse naam, het niet tonen van een identiteitsbewijs en baldadigheid. Je kunt bijvoorbeeld ID-scanners gebruiken om identiteitsbewijzen op geldigheid te controleren. Dit kan nuttig zijn bij het bepalen van de leeftijd voor het schenken van alcohol tijdens je evenement.

Organiseer je een evenement in de openbare ruimte en moeten hiervoor wegen worden afgezet? Dan gebruik je verkeersvoorzieningen, zoals schrikhekken, verkeersborden of omleidingsborden. Eenvoudige verkeersvoorzieningen regel je zelf, zoals het afzetten van een weg of woonerf.

Zijn voor je evenement complexere verkeersmaatregelen nodig? Dan regel je de verkeersvoorzieningen samen met de gemeente.

Wil je het terrein versieren met vlaggen, banners of andere decoraties? Houd dan rekening met de volgende regels:

• Verkeersveiligheid
  Zorg dat versieringen minimaal 4,30 meter hoog hangen op het laagste punt. Zo kunnen voertuigen er veilig onderdoor.
  Zorg ook dat versieringen het zicht van verkeer niet blokkeren.
• Beschadig geen bomen
  Gebruik geen tyraps, nietjes of spijkers.
  Gebruik liever bindbuis of boomband. Wikkel dit meerdere keren om de tak, dat is beter voor de boom.
• Gebruik geen straatmeubilair of verlichting
  Hang niets aan lantaarnpalen, bankjes of andere spullen van de gemeente.
  Je mag ook geen sfeerverlichting ophangen aan gemeentelijke eigendommen zonder toestemming.
• Versiering op tijd verwijderen
  Haal alle versieringen uiterlijk één dag na het evenement weg.
• Schade wordt verhaald op de organisatie
  Als er schade ontstaat aan gemeentelijke spullen door versieringen, dan moet de organisatie daarvoor betalen.

Zorg dat je goed verzekerd bent als je een evenement organiseert. Er kan altijd iets misgaan, bijvoorbeeld schade aan eigendommen of een evenement dat niet doorgaat. Een evenementenverzekering kan je beschermen tegen de financiële gevolgen. Neem voor meer informatie contact op met je verzekeraar.

De gemeente brengt de kosten voor het gebruik van water en stroom in rekening bij de organisator. Is het stroomverbruik maximaal 250 kWh en/of het waterverbruik maximaal 10 m³? Dan krijg je geen factuur. Voor het aan- en uitzetten van de voorziening en het noteren van de meterstanden sturen we altijd een factuur.

De Wetteling is een parkeerterrein voor Sporthal De Wetteling. De locatie is geschikt voor bijvoorbeeld sportevenementen.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 7162 m²
• Ongeveer 5000 bezoekers

De Engelse tuin is een deel van de oude kloostertuin van het voormalige klooster Jerusalem. In de zomer kunnen hier kleinschalige culturele evenementen worden georganiseerd, zonder versterkte muziek.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 1686 m²
• Ongeveer 500 bezoekers

Het Gouden Leeuwplein is een groot plein dat omgeven is door woningen/appartementen. Houd bij dit plein rekening met de bereikbaarheid van hulpdiensten. Vanwege hoogbouw rondom het plein, zijn muziekevenementen hier minder geschikt.

Let op bij het plaatsen van objecten op het plein. Onder het Gouden Leeuwplein is namelijk een parkeergarage. Neem hierover contact op met de gemeente.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 3763 m²
• Ongeveer 2000 bezoekers

De Grote Markt is een knus horeca plein met de daarbij behorende terrassen. Er staan verschillende bomen op het plein.

Vooral in de lente en de zomer is het plein één groot terras en is het organiseren van (grootschalige) evenementen maar beperkt mogelijk.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 2014 m²
• Ongeveer 3000 bezoekers

Het Henseniusplein is een sfeervol plein waaraan cafés, restaurants en winkels liggen. Op de etages zijn veel woningen/appartementen gevestigd. Het plein grenst aan het Schouwburgplein en is rechthoekig van vorm. Aan beide zijden wordt het omringd door grote bomen.

• Wekelijks is er een minimarkt op donderdag, vrijdag en zaterdag. Het plein moet op deze dagen om 07.00 uur schoon en opgeruimd zijn.
• Elke maandag vindt op het Henseniusplein én Schouwburgplein de weekmarkt plaats. Het plein moet op maandag om 07.00 uur schoon en opgeruimd zijn.
• Vanwege de minimarkt en weekmarkt mogen er jaarlijks 9 evenementen op het Schouwburgplein/Henseniusplein plaatsvinden die niet gecombineerd kunnen worden met de minimarkt of weekmarkt. Op die momenten mogen standplaatshouders op het Gouden Leeuwplein staan.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 2878 m²
• Ongeveer 3000 bezoekers

Met in de directe omgeving de Grote Kerk, het nieuwe museum en de Engelse tuin is het stadspark, met het mooie centraal gelegen podium uitermate geschikt voor kleinschalige evenementen zonder versterkte muziek.

Let op bij het plaatsen van objecten op deze locatie. Dit heeft te maken met de bomen die in ondergrondse kratten zijn geplaatst. Neem hierover contact op met de gemeente.

Informatie

• 6681 m²
• Ongeveer 750 bezoekers

In dit mooie park gelegen aan het bos Vlakwater is de mogelijkheid om culturele evenementen te houden. Denk aan kleine concerten of tentoonstellingen.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 500 bezoekers

Voor het gemeentehuis ligt een door oude kloostermuren omringd plein, waar kleine(re) evenementen kunnen plaatsvinden.

Informatie

• Wateraansluiting
• 1306 m²
• Ongeveer 1000 bezoekers

Elk dorp heeft wel een dorpsplein, waar evenementen kunnen worden georganiseerd, zoals kermis of Koningsdag.

• Op sommige dorpspleinen zijn voorzieningen voor stroom en water. Dit zijn de pleinen in: Oirlo, Oostrum, Leunen, Ysselsteyn en Wanssum.
• Let bij de dorpspleinen van Oirlo en Blitterswijck op bij het plaatsen van objecten vanwege de belastbaarheid van deze pleinen. Dit heeft te maken met de bomen die in ondergrondse kratten zijn geplaatst. Neem hierover contact op met de gemeente.

Het Schouwburgplein grenst aan het Henseniusplein. Op het plein zijn 2 fonteinen, een groot ronde fontein en een lijnfontein aan de zijkant. Er staan twee grote bomen op het plein. Rondom zijn er cafés, restaurants en winkels. Op de etages zijn veel woningen/appartementen gevestigd.

• Elke maandag vindt op het Schouwburgplein én Henseniusplein de weekmarkt plaats. Het plein moet maandag om 07.00 uur schoon en opgeruimd zijn.
• Vanwege de weekmarkt mogen er jaarlijks 9 evenementen op het Schouwburgplein/Henseniusplein plaatsvinden die niet gecombineerd kunnen worden met de weekmarkt. Op die momenten mogen standplaatshouders op het Gouden Leeuwplein staan.
• Let op bij het plaatsen van objecten op de fonteinen vanwege de belastbaarheid. Neem hierover contact op met de gemeente.

Informatie

• Wateraansluiting
• Elektriciteitsaansluiting
• 2835 m²
• Ongeveer 3000 bezoekers

Het Sint Annapark is een prachtig bosrijk en groen park met zijn monumenten en zeer waardevolle bomen. Deze locatie is zeer geschikt voor kleinschalige culturele evenementen en/of tentoonstellingen, zonder versterkte muziek. Daarnaast beschikt het park over een kapel, die geschikt is voor binnen events van culturele en maatschappelijke aard. Interesse in deze locatie? Stuur dan een mail naar de eigenaar van het Sint Annapark: info@renschdael.nl.

Informatie

• Ongeveer 500 bezoekers